“デジタル上に集約”で終わらせない『乗務員台帳』

全国の運送会社・バス会社の皆様、こんにちは！
運送会社・バス会社様向け労働時間管理システム・安全管理システムのJICONAXです。

こんにちわ。
フルバックの藤牧です。

昨年末に、令和3年度補正予算が成立され、2022年も中小企業生産性革命推進事業として、IT導入支援事業が実施されることになりました。

まだ、詳しい概要については発表されていませんが、インボイス制度導入へ対応すべく、企業間取引のデジタル化を推進していくような事業内容になってます。

また、詳しい概要が発表次第、別途ブログに書きたいと思っていますが、
このIT導入補助金を活用して、ITツール（JICONAXなど）をご導入された運送会社も多くいらっしゃいます。
（交付決定された事業者はこちらのページで確認することができます）

今回は、IT導入補助金を活用して導入できるJICONAXで、管理できる10の台帳のうち「乗務員台帳」についてご紹介します。

まず、JICONAXで管理できる10の台帳（記録）はこちらです。
①乗務員台帳
②車両台帳
③事故・ヒヤリハット記録
④労働時間記録（勤怠・改善基準告示）
⑤健康/適正診断
⑥教育記録
⑦点検整備記録
⑧苦情/感謝記録
⑨取引先台帳
⑩コンタクト記録

事務所に散在しているこれらの記録すべてがタブレットやスマホでも見れると思うと、なんだかウキウキしてきませんか？
JICONAXでは、法律で定められている記録から日々の業務で使用する記録まで、一元管理することができます。

しかし、一元管理できるとはいえ、事故や違反を起こしてしまったときや、社員情報に変更があったときだけ、各台帳（記録）を更新するのでは、どうしても“やらされてる感”が出てしまいます。
「法律で定められているから、キチンと作成している」では、せっかく作成してきた台帳（記録）の使い道も限られてきます。
JICONAXは、散在する台帳（記録）を単なる「デジタル上に集約」だけでは終わりません。

単なる「デジタル上に集約」で終わらせない、JICONAXの『乗務員台帳』

では、ここからは「デジタル上に集約」では終わらせない、JICONAXの「乗務員台帳」についてご紹介します。
乗務員台帳（運転者台帳）には、貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の４に示されている最低限記載が必要な項目があります。
本ブログでそれらについて解説しませんが、下記項目を記載する必要があります。（画像↓）

JICONAXでは、どのようにしてそれらの項目を管理しているのか。
実際の画面の画像を見ながら説明していきます。（画像↓）
画面上部には【取引先】【乗務員】【車輌】事故/ヒヤリハット…などいろんなタブが並んでいます。【乗務員】タブを選択しているので、乗務員の一覧が並んでいることがわかります。

一覧表の上部の項目をよく見ると「職種」という項目には、“乗務員”だけでなく、“一般事務”や“役員”といった職種の方も登録されています。そうです、JICONAXは単なる乗務員台帳ではなく、全ての従業員を登録できる社員マスタになるんです！（画像↓）

では、人のアイコンが表示されている右側の「すべて選択（有効）」をクリックします。すると、このように選択リストが表示されます。（画像↓）

その中から「山口営業所」を選択すると…（画像↓）

すべての従業員リストの中から「山口営業所」に所属している従業員の一覧が表示されました！
これだったら営業所が複数あっても、スッキリと管理することができますね。

では、さっそく乗務員台帳の中身を見ていきましょう。
例えば、乗務員のリストの中から「藤牧正浩」乗務員をクリックします。（画像↓）

すると、藤牧乗務員の詳細情報ページに遷移しました。
生年月日、住所、連絡先、入社年月日などの情報から、免許証の情報も登録することができます。もちろん、免許証の写真を貼り付けておくこともできます。（画像↓）

健康診断の間隔や適正診断の間隔、免許証の有効期限を登録しておくと、それぞれの更新時期が近づく（1ヶ月前、2週間前）と個人のメールアドレスや管理者にお知らせが届きます。（画像↓）

これだけでも乗務員台帳の使い道として、大変に便利になると思いますが、もっと便利になるのはこれからです。
そのまま藤牧乗務員の詳細ページを下にスクロールすると、期限、事故/ヒヤリハット、管理責任のある車輌、勤怠、健康診断…などいろんな記録がぶら下がっています。（画像↓）

こちらは、日々の業務で作成した台帳（記録）の中で、藤牧乗務員に関連するものだけがぶら下がって表示されています。これらの情報を紙やファイルの中から抜き出して集約しようと思うと大変です。しかし、JICONAXなら各記録を登録していくだけ自動で紐づいて表示されます。

もちろん、貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の４に示されている最低限記載が必要な項目も網羅できていることがわかります。どちらかいうと「記載している」ではなく「揃っている」といった表現の方がわかりやすいかもしれません。

では、こんな時はどうでしょう。
「乗務員台帳を紙で提出する必要がある」

安心してください。乗務員情報の詳細ページの上の方に「運転者台帳」というボタンを用意しています。こちらをクリックすると登録内容をフォーマットに合わせて出力することが可能です。（画像↓）

普段はデジタルで管理していて、必要なときだけ紙やExcelに出力するように運用できるわけです。

以上、JICONAXの「乗務員台帳」についてご紹介してきました。今回ご紹介したのは、JICONAXの機能のほんの一部です。
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では、長くなりましたが、今日もどうぞ、ご安全に。

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