JICONAXで車検を管理する方法

全国の運送会社・バス会社の皆様、こんにちは！
運輸業様向け労働時間管理システム・安全管理システムのJICONAXです。

こんにちわ。営業チームの藤牧です。
GWはいかがお過ごしでしょうか？
年度初めの人事異動や社員教育など、バタバタした中で連休を迎えた企業も多いのではないでしょうか？
また、運送会社よっては、大型連休でも休むことなく稼働しているという企業もたくさんいます。（ありがとうございます！ご安全に！）

大型連休になると、人や車の流れが活発になることから事故が起きやすくなったり、渋滞に巻き込まれたりと何かと気を遣う場面が多くなります。
より一層、安全に気を遣い、時間に余裕を持つことを心がけたいものです。

さて、忙しくなってくるとついつい忘れてしまうのが「車検の更新」です。
運送業の場合、ほとんどの車両が1年ごとに車検を受ける必要があります。

例えExcelで管理はしていても、毎回毎回更新すべき車両を確認するのは意外と面倒です。
わざわざファイルを開いたり、「そろそろ更新予定の車両」を確認して担当者にお知らせしたりと、地味な作業だけについうっかり忘れてしまうなんてことも多々あるはず・・・。

今回はJICONAXを使って「車検の更新」を忘れずに仕組み化する方法についてご紹介します。
ご紹介する内容は２つです。
①今月および来月に車検を更新する車両リストを作成する
②車両の管理者に更新メールを送る

では、JICONAXのデモ画面を見てもらいながら説明していきます。
下の画像がJICONAXの実際の画面になります。

車両タブをクリックすると所有しているすべての車両が一覧表に表示されています。
一覧表の中で「有効期間の満了する日」を見ていきましょう。

期限がバラバラですね。
これだと、今月更新すべき車両がどれなのか探しにくいです。
それに台数が多ければ探すのも大変です。

では、「有効期間の満了する日」をクリックしてソート（並び替え）しましょう。

「有効期間の満了する日」が古い順に並び替わりました。

これでも確認できますが、見たい情報は「今月および来月に車検を更新する車両」です。
必要ない情報は表示させないようにしましょう。

一覧表の上に表示されている「新規ビューの作成」をクリックします。

ここでは条件を絞って一覧表を表示させる機能（ビュー）を作成することができます。

ここでは下記のように設定します。
ステップ１. ビューの名前を決める（好きな名前でOK）

ステップ２. 絞る条件を決める
「有効期間の満了する日」→「次の文字列と一致する」→「今月,来月」

ステップ３. 一覧に表示する項目を決める（見たい項目でOK）

ステップ４. 制限を決める（自分だけに表示させるのかすべての人に表示させるのか選択）

これだけでOKです。
最後に保存をクリックします。

これで今月と来月に有効期間が満了となる車両のみが表示されました。
ビューは一度作ってしまえば、わざわざ作り直す必要もなく、その都度「今月および来月」に有効期間が満了となる車両が表示されます。
また、更新が完了後、新しい「有効期間の満了する日」を再入力すれば、一覧表から表示されなくなります。

車検を更新すべき車両がすぐ把握できるようになったところで、次なる要望は「自動で車両の管理者にお知らせしたい」と言ったところでしょう。

JICONAXでは、車両の管理者に車検の更新のタイミングをメールでお知らせすることができます。
こちらは設定は一切なく、次の２つを登録しておくだけでOKです。
①「車輌管理責任者」に担当者を指定しておく

②指定した担当者の「携帯メール」を台帳に登録しておく

これだけで期限の1ヶ月前なると、JICONAXから自動で更新メールが送られます。
これでうっかり更新を忘れてしまった！なんてことも無くなるでしょう。

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では、どうぞ今日もご安全に！

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