勤怠管理システムを運送業で導入する効果！補助金・支援制度の内容

管理状況の実態

運送業は勤怠管理に手間がかかります。その理由としては、以下のことが考えられます。

勤務形態が煩雑

運送業はドライバーだけでなく、荷物の積み下ろしや梱包、倉庫や車庫の管理など、様々な業務を行う従業員が支え合い成り立っています。従業員の勤務形態が多岐にわたるため、勤怠管理や集計を行うには時間が必要です。人の手で管理や集計をするということは、時間がかかるだけでなくミスも起きやすくなってしまいます。

正確な勤怠管理が困難

運送業では、従業員の就労パターンが複雑です。

例えば、

• 直行直帰が多い
• 日付をまたぐ勤務がある
• 勤務が24時間を超えることもある
• 運送だけでなく、物品運搬や荷役作業の移動時間も労働に該当する

など、ON・OFFの切り替えがしづらい業務も多いため、従業員本人や管理者が認識しているよりも長い時間働いていることもあります。早朝や夜は、従業員の出勤・退勤時に管理者が現場にいない場合もあり、虚偽の申告が起こらないとは言い切れません。勤怠管理がエクセルやタイムカードといった従来の方法では、打刻忘れや不正が起こりやすく、正確に勤怠管理を行うことが難しいのです。就労パターンが多様な運送業では、どこでも出退勤の打刻ができる機能を搭載した勤怠システムを利用し、正確に勤務時間を管理することが大切です。

勤怠管理に関する従業員の負担が大きい

直行直帰が続いた場合や日をまたいだ勤務の場合、毎日の勤怠の報告は従業員の心理的負担になることもあります。稼働時間のキリがついたタイミングで、まとめて勤怠報告をする従業員も少なくありません。数日分まとめての報告だと覚えている範囲での勤怠申告になり、どうしても正確さに欠けてしまいます。また、長距離運転の際には休憩やガソリン注入などの細かな報告も、手入力での報告では従業員にとって負担となります。

導入効果

運送会社で勤怠管理システムを導入すると、どのような効果が得られるのでしょうか。

勤怠管理のコスト削減

運送会社では多様な職種・雇用形態の従業員がいるので、勤怠管理にはどうしても多くのコストや時間がかかってしまいます。しかし、勤怠管理システムを導入すると自動的に集計ができるので、勤怠管理を担当する従業員の人件費削減など、大幅なコストダウンが見込めます。

適切な賃金の支払いができる

雇用形態や労働時間の違いによって従業員ごとに計算方法を変える必要がある場合、手作業での計算ではどうしてもミスが発生しやすいです。勤怠管理システムを導入すれば従業員の雇用形態や時給、労働時間などの必要事項を最初に設定しておくだけで、自動的に給与計算ができます。

正確な勤怠報告・管理ができる

深夜勤務や長時間勤務、直行直帰が続くと、毎日の勤務状況報告も大変です。なかにはまとめて勤怠状況を報告するという方もいるため、勤務管理がしづらい状況になってしまいます。勤怠管理システムにはGPS機能が備わっているものやスマートフォンなどの端末で勤怠管理ができるものもあり、わざわざタイムカードを打刻したり日報を作成したりしなくても、簡単に正確な勤務報告・管理ができるのです。

外部環境の変化に対応しやすい

労働基準法の改正により、賃金体系を変更することもあるでしょう。そういった場合でもシステムをアップデートするだけで最新の制度に適応させることができるため、安心して業務に取り組むことができます。

株式会社フルバックでは、勤怠管理を手間なく簡単に行うことができる運送業向け勤怠管理・安全管理支援クラウドシステム「JICONAX（ジコナクス）」を取り扱っています。専門サポートチームによる充実したサポート体制を整えており、お電話やメール、FAXでのお問い合わせには迅速丁寧に対応するのはもちろん、ご要望があればリモートや現地訪問でも対応いたします。

毎日の勤怠報告が大変、従業員全員分の日報管理に手間がかかるなど、勤怠管理に関するお悩みがありましたら、ぜひ株式会社フルバックへご相談ください。

支援制度の内容

従業員の残業時間を把握してより働きやすい環境をつくりたい、有給を取得しやすい環境へと改善したいなど、働き方改革に沿った対策を行うことで時間外労働改善助成金が利用できます。令和3年度は4つのコースがあるため、どちらのコースが自社に適しているのか確認した上で申請を行いましょう。

勤務間インターバル導入コース

勤務終了後、次の勤務開始までに一定以上の休養時間を設けることで、従業員のプライベートや睡眠時間を確保して健康を守るということを目的としています。具体的には、残業で終業時間が遅くなった場合、翌日の始業時間を遅らせるということです。支給される助成金は、9時間以上11時間未満で40万円～80万円、11時間以上で50万円～100万円です。

労働時間短縮・年休促進支援コース

中小企業に時間外労働の上限規制が適用されたことにより、生産性の向上、かつ労働時間の縮減や年次有給休暇の促進に向けた環境整備に取り組む企業を支援することを目的としています。取り組みの実施に要した経費の一部を、成果目標の達成状況に応じて支給する仕組みです。

支給対象となる取り組みについては、労務管理用ソフトウェアの導入・更新や、デジタル式運行記録計（デジタコ）の導入・更新など9つの項目があり、そのうち1つ以上実施する必要があります。支給額は成果目標の上限額および賃金加算額の合計額、または対象経費の合計額×補助率3／4のいずれかになります。

労働時間適正管理推進コース

賃金台帳等の労務管理書類の保存期間が5年（当面の間は3年）に延長されたことにより、生産性の向上、かつ労務・労働時間の適正管理の推進に向けた環境整備に取り組む企業を支援することを目的としています。

成果目標としては、新たに勤怠（労働時間）管理と賃金計算等をリンクさせ、賃金台帳等を作成・管理・保存できる統合管理ITシステムを用いた労働時間管理方法を採用すること、新たに賃金台帳等の労務管理書類について5年間保存することを就業規則等に規定すること、などが設定されています。成果目標達成時の上限額は50万円で、取り組みに要した経費の一部を、成果目標の達成状況に応じて支給する仕組みです。

団体推進コース

中小企業事業主の団体やその連合団体（事業主団体等）が、その傘下事業主のうち、労働者を雇用する事業主の労働者の労働条件改善のために、時間外労働の削減や賃金引上げなどの取り組みを実施した場合に適用される助成金です。支給対象となるのは、事業主団体・共同事業主です。

成果目標の達成に向けての取り組みに要した経費の合計額、または総事業費から収入額を控除した額、または上限額500万円が支給されます。

実態

慢性的な人材不足や配送荷物の増加により長時間労働が問題視されている運送業ですが、働き方改革の推進に伴い労働環境を見直す運送会社も増えてきました。

そこで注目を集めているのが、すべての従業員の勤怠状況を可視化できる勤怠管理システムです。

しかし、なかには勤怠管理システムを導入したいけれど予算が足りず諦めているという会社もあるでしょう。

予算の都合上、勤怠管理システムをなかなか導入できないという場合には、働き方改革に関する各種補助金・助成金を活用するのがおすすめです。

働き方改革推進支援助成金は、生産性を高めながら労働時間の縮減や年次有給休暇の促進に向けた環境整備に取り組む中小企業・小規模事業者、傘下企業を支援する事業主団体に対して助成するものです。中小企業における労働時間の改善促進を目的に活用できる助成金であるため、従業員の生産性向上や労働環境改善のために勤怠管理システムの導入が必要な場合は、働き方改革推進支援助成金を活用することができます。

近年は新型コロナウイルス感染拡大の影響もあるため、働き方改革に関する相談・支援についての相談が増えています。

実際に、令和元年7月末時点での働き方改革推進支援助成金支援件数が48件だったのに対して、令和2年7月末時点では608件へと増加しています。

働き方改革推進支援センターへの相談件数は、令和元年4月～7月は5,450件でしたが、令和2年4月～7月は8,395件と非常に増加しているのがわかります。また、アウトリーチ型相談支援への相談件数は令和元年4月～7月で1,744件ですが、令和2年4月～7月には4,620件です。出張相談会による個別相談・支援件数は、令和元年4月～7月が716件だったのに対して、令和2年4月～7月は5,088件と約7倍も増加しています。

複数年にわたって中小企業の生産性向上を継続的に支援し、設備投資やIT導入、販路開拓等の支援を行う生産性革命推進事業による支援件数は、7月末時点で持続化補助金32,644件、ものづくり補助金4,696件、IT導入補助金7,098件です。